LOTTA SVÄRD SÄÄTIÖ – TIETOSUOJASELOSTE – ASIAKASREKISTERI
1. Rekisterinpitäjä
Lotta Svärd Säätiö Y-tunnus: 0215295-6.
Mannerheimintie 93 A, 00270 Helsinki.
Puhelin: 09 4770 2881
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Tiina Ilola c/o Lotta Svärd Säätiö.
Puhelin: 09 4770 2882
Sähköposti: tiina.ilola(at)lottasaatio.fi
3. Rekisterin nimi
Kuntoutus- ja avustusrekisteri
4. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Kuntoutus- ja avustushakemusten käsittely. Kuntoutusten ja avustuksien myöntäminen ja maksaminen. Henkilötietoja käsitellään soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin.
5. Tietojen keräämisen ja käsittelyn peruste
Asiakkaiden täyttämät hakemuslomakkeet ja asiakkaiden yhteydenotot puhelimitse, sähköpostitse ja kirjeitse.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:
• etunimet ja sukunimi
• henkilötunnus
• yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• edunvalvojat, omaiset ja muu ilmoittaja taho
• tilinumero, verotieto
• kuntoutus- ja avustushakemusten käsittelyn kannalta olennaista tietoa henkilön kuntoutustarpeesta ja -toivomuksista sekä toiminnasta lottana/pikkulottana
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään ja päivitetään rekisteröidyltä itseltään, omaisilta ja muilta ilmoittavilta tahoilta sekä viranomaisen pitämistä rekistereistä lain sallimissa rajoissa.
8. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla, sekä historiallista tai tieteellistä tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu ei-tunnistettavissa olevaan muotoon. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällöin tietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta
tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia. Osa yrityksen käyttämistä ulkopuolisista palvelun- tai ohjelmistontarjoajista saattavat säilyttää tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
9. Rekisterin suojaus
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Tiedot siirretään SSL-suojatun yhteyden ylitse. Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.
10. Automaattinen päätöksenteko
Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Jos rekisterinpitäjällä on perusteltu syy epäillä pyynnön tehneen luonnollisen henkilön henkilöllisyyttä, rekisterinpitäjä voi kuitenkin pyytää toimittamaan lisätiedot, jotka ovat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden vahvistamiseksi. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot toimitetaan yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa. Tarkastuspyyntöihin vastataan viimeistään kuukauden kuluttua pyynnön esittämisestä.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.
12. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Lotta Svärd Säätiö kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä
tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.